16949要求記錄保存多久

IATF16949體系文件及記錄控制程序-管理制度文件范本

1、目的

對質(zhì)量管理體系的所有文件進行有效控制，確保質(zhì)量管理體系運行的各個場所使用有效文件，并處于受控狀態(tài)，以及質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效進行，保證記錄完整，實現(xiàn)質(zhì)量追溯性。

2、范圍

適用于本集團公司及所屬子公司質(zhì)量管理體系所有文件和記錄。

3、定義

3.1受控文件：指最新有效文件， 加蓋“受控”印章的文件。

3.2非受控文件：未加蓋“受控”或加蓋“作廢”的文件。

3.3質(zhì)量體系文件：質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄、表格等。

3.4 記錄：為完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。

3.5 外來文件：非本公司發(fā)布的，與質(zhì)量體系有關(guān)的標(biāo)準、規(guī)范、手冊，與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)，顧客提供的標(biāo)準等文件。

3.6技術(shù)性文件：設(shè)計圖樣、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)程等;“技術(shù)通知”

3.7行政文件：除公司技術(shù)性文件、質(zhì)量體系文件以外的行政管理性文件;

4、職責(zé)

4.1集團總經(jīng)理：負責(zé)質(zhì)量手冊的批準。

4.2集團管理者代表：負責(zé)集團公司質(zhì)量手冊審核、程序文件的批準。

4.3集團質(zhì)量管理部門：負責(zé)質(zhì)量手冊的編制、組織程序文件的編寫、修改、校對與報批。

4.4各部門主任、子公司分管領(lǐng)導(dǎo)：負責(zé)本部門所需的三、四層次文件的批準。

4.5各部門、子公司各職能部門：負責(zé)本部門第三、四層次文件文件的編制、報批。

4.6集團質(zhì)量部門：負責(zé)組織和主持質(zhì)量管理體系文件編制、修改、評審、發(fā)布、更新、作廢、處置的監(jiān)督管理。

4.7集團技術(shù)部門：識別和編制所需的技術(shù)、工藝等文件，并負責(zé)該文件的歸檔管理，(含顧客圖紙、樣件等)。

4.8人力行政部門：編制公司行政管理文件并負責(zé)公司行政文件歸檔管理，(含人事任命、培訓(xùn)、基礎(chǔ)建設(shè)等)。

4.9各部門：負責(zé)識別所需的各種內(nèi)部管理性文件。

5、 文件控制流程圖

6 過程要點描述

過程

要點描述

責(zé)任單位

使用記錄

編制

6.1.1依據(jù)本程序4職責(zé)，各部門編寫相應(yīng)文件。

6.1.2文件編寫完成后，交質(zhì)量部門對文件統(tǒng)一進行編號，并校對文件。

6.1.3文件編制要求及記錄編碼規(guī)則見本程序8附件說明。

各部門

文件初稿

審批

6.2.1文件審核、批準權(quán)限依據(jù)附表及控制矩陣表。

各部門

管理者代表

總經(jīng)理

《文件編制、更改審批/通知單》

發(fā)放

6.3.1歸口管理部門負責(zé)相應(yīng)文件的發(fā)放并按規(guī)定進行記錄、存檔。

6.3.2質(zhì)量手冊、程序文件、三層文件、技術(shù)文件、質(zhì)量類文件發(fā)放時均須蓋“受控”章。

各部門

《文件發(fā)放回收記錄表》

培訓(xùn)

6.4.1新制定或更新的文件由人力資源部或歸口管理部門組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)，并保存相關(guān)記錄。

人力資源部、歸口部門

培訓(xùn)計劃

培訓(xùn)記錄表

儲存和使用

6.5.1 各部門指定專人對文件進行分類并建臺帳;

6.5.2質(zhì)量部門負責(zé)清理本公司質(zhì)量類文件的歸口管理，并建立有效文件清單。

6.5.3使用過程中，允許以電子版、紙制版等保存

6.5.4質(zhì)量文件定期清理或更換后，作廢文件‘原稿’原則上需保存1年，但需標(biāo)識“作廢”章，并隔離存放。

6.5.6質(zhì)量部門根據(jù)《質(zhì)量體系文件受控清單》中文件的受控狀態(tài)，對文件進行管理，適時(每年至少1次)檢查評審文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題須及時處理。

6.5.7臨時借閱質(zhì)量體系文件時，內(nèi)部借閱，由歸口部門負責(zé)人簽字后方可借閱。原則上不允許外部借閱。

各部門

《文件發(fā)放回收記錄表》 《質(zhì)量體系受控文件清單》

更改與修訂

6.6.1填寫《文件編制、更改審批/通知單》，按本程序附表一進行審批，對修改進行登記。(注：技術(shù)文件用《技術(shù)文件更改通知單》)

6.6.2技術(shù)文件的更改與修訂，按《變更管理程序》執(zhí)行。

各部門

《文件編制、更改審批/通知單》

回收及處置

6.7.1發(fā)放新文件時，應(yīng)回收舊版本文件，并做記錄。

6.7.2對于失效的舊版文件，由歸口管理部門加蓋“作廢”章。作廢文件每年集中統(tǒng)一銷毀，電子檔同時集中刪除。

各部門

《文件發(fā)放回收記錄表》

外來文件管理

6.8.1外來文件由歸口管理部門進行接收、識別，并建立《外來文件清單》。

6.8.2由歸口管理部門組織相關(guān)部門對外來文件進行評估，報公司領(lǐng)導(dǎo)是否采納并運用。如被批準，歸口管理部門將負責(zé)對外來文件的推廣與運用。

6.8.3外來文件的由歸口管理部門保存。

歸口部門

《外來文件清單》

7、記錄管理流程圖

8.過程要點簡述

過程

要點描述

責(zé)任單位

輸出記錄

編制、填寫、修改

8.1.1記錄格式按本程序附表一權(quán)限進行審批，報送集團質(zhì)量部門備案后使用。

8.1.2記錄格式如需要修改，需填寫《文件編制、更改審批/通知單》。

8.1.3各子公司可根據(jù)實際情況對程序文件的表單在現(xiàn)有基礎(chǔ)上做相應(yīng)完善，表單編號不變，修改后的表單報批后，報集團質(zhì)量部門備案。

各部門

《記錄表單》

審核

8.2.1記錄審核人員應(yīng)確認記錄是否正確，規(guī)范，不符合則給予指導(dǎo)修正或重寫;發(fā)現(xiàn)不符合者組織培訓(xùn)

各部門及其負責(zé)人

整理歸檔

8.3.1各部門每月底對各項記錄進行編目、分類裝訂、保管，以便于檢索。

各部門

《質(zhì)量記錄清單》

記錄的儲存保護

8.4.1根據(jù)記錄的重要性，對每一種記錄制定其保存期限，見本程序11記錄。

8.4.2需保存在清潔、干燥、防火、防盜的適宜環(huán)境，以防損壞、變質(zhì)和丟失。

各部門

記錄的檢索

8.5.1質(zhì)量記錄的查閱，原則上須由歸口管理部門負責(zé)人批閱后，在規(guī)定的場所進行。原始記錄不得外借。

8.5.2公司外部的查閱，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

各部門

過期記錄的處置

8.6.1 保存到期的資料，由歸口部門提出《銷毀明細表》申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。

8.6.2 銷毀時可用粉碎或燒毀的方式進行。

各部門

《銷毀明細表》

9附加說明

文件編制、審核、批準矩陣表見附件一

9.1文件及記錄的編碼規(guī)則

9.1.1質(zhì)量體系文件編號規(guī)則為：

9.1.2程序文件編碼規(guī)則為：

HT / QP 0803

海通程序文件號 (0803為變更管理程序)

9.1.3三層次文件編碼規(guī)則為：

HTXX / QP XXXX XXX

海通各子公司標(biāo)識/ 程序文件代號 程序文件號 三層次文件序列號

9.1.4 記錄表單文件編碼規(guī)則：

HTXX / QPR XXXX － XXX

海通各子公司名稱標(biāo)識/質(zhì)量記錄代號 程序文件號 記錄表單號

9.1.5質(zhì)量手冊文件號為“HTQM”

9.1.6 程序文件頁面設(shè)置格式

8.1.6.1程序文件表頭

（宋體小二加粗居中）

文件及記錄控制程序

(四號加粗居中)

文件編號：HTQP0701

(宋體5號)

頁數(shù)： 5/7

(宋體5號)

發(fā)行日期：2017年7月1日

(宋體5號)

版本： G0

(宋體5號)

9.1.6.2程序文件序號標(biāo)題宋體、五號、加粗;

9.1.6.3 程序文件正文宋體五號;行距固定值22磅;特殊格式“無”(首行無縮進)

9.1.6.4程序文件提綱目錄：

1.目的; 2.范圍; 3.定義; 4.職責(zé); 5.流程圖; 6.要點描述(表格形式);7.附加說明;8.支持文件; 9.記錄明細表(表格形式); 10.文件變更記錄(表格形式)。

(如有特殊情況需要增加提綱，目錄順序可以插入、延續(xù)或增加)。

9.1.6.5程序文件的過程描述以表格形式表達(如本程序)

過程

要點描述

責(zé)任單位

使用記錄

9.1.7 三層次文件頁面格式

9.1.7.1三層次文件表頭設(shè)置

文件編號

HTJZQP0602-01

設(shè)備操作規(guī)程(四號宋體)

頁數(shù)：

6/15

版本

A0

編制：

審核：

批準

發(fā)布日期

未注明文字均為五號宋體

9.1.7.2三層次文件序號標(biāo)題宋體、五號、加粗;無特殊格式(不縮進)

9.1.7.3 三層次文件正文宋體五號;行距最小值20磅;特殊格式“首行縮進2字符”;

9.1.7.4三層次文件更改記錄表與程序文件相同采用表格形式。放在文件末尾。

9.1.8 記錄表單無固定格式，根據(jù)各個公司記錄形式的繼承性進行編制;

9.1.8.1記錄表單必須包括以下內(nèi)容和要素：子公司名稱; 記錄表單名稱、文件編號、記錄編號、記錄時間、記錄人員

10、支持性文件

10.1《管理評審程序》

10.2《內(nèi)部體系審核管理程序》

10.3《持續(xù)改進管理制度》

11、記錄

序號

文件名稱

文件編號

保存部門

保存方式

備注

1

文件編制、更改審批/通知單

HTQPR0701-001

質(zhì)量部門

3年

2

文件發(fā)放回收記錄表

HTQPR0701-002

質(zhì)量部門

3年

3

質(zhì)量體系文件受控清單

HTQPR0701-003

質(zhì)量部門

3年

4

外來文件清單

HTQPR0701-004

質(zhì)量部門

3年

5

質(zhì)量記錄清單

HTQPR0701-005

質(zhì)量部門

3年

6

銷毀明細表

HTQPR0701-006

質(zhì)量部門

3年

12、程序變更記錄

序號

更改條款

更改依據(jù)（通知單編號）

更改人

更改日期

備注

編制

審核

批準

發(fā)布日期

生效日期

袁順義

毛衛(wèi)平

胡官彬

2017年7月 1日

2017年7 月1 日

附表一：文件編制、審核、批準矩陣表

文件類別

編制

審核

批準

質(zhì)量手冊

集團質(zhì)量管理部門

管理者代表

集團總經(jīng)理

程序文件

集團質(zhì)量管理部門

質(zhì)量分管領(lǐng)導(dǎo)

管理者代表

作業(yè)文件

各子公司各部門

部門負責(zé)人

分管領(lǐng)導(dǎo)

技術(shù)文件

子公司技術(shù)部門

部門負責(zé)人

分管領(lǐng)導(dǎo)

質(zhì)量記錄

各子公司各部門

各部門領(lǐng)導(dǎo)

分管領(lǐng)導(dǎo)

附表二：記錄清單

序號

文件名

文件編號

表格名稱

表格編號

1

文件及記錄控制程序

HTQP0701

文件編制、更改審批/通知單

HTQPR0701-001

文件發(fā)放回收記錄表

HTQPR0701-002

質(zhì)量體系文件受控清單

HTQPR0701-003

外來文件清單

HTQPR0701-004

質(zhì)量記錄清單

HTQPR0701-005

銷毀明細表

HTQPR0701-006

2

人力資源管理程序

HTQP0702

員工花名冊

HTQPR0702-001

人力資源需求匯總表

HTQPR0702-002

招聘通知與廣告

HTQPR0702-003

應(yīng)聘登記表

HTQPR0702-004

勞動合同

HTQPR0702-005

特殊工種員工匯總表

HTQPR0702-006

勞動用工考核表(按期轉(zhuǎn)正)

HTQPR0702-007

計件員工轉(zhuǎn)正申請

HTQPR0702-008

員工年度評優(yōu)

HTQPR0702-009

培訓(xùn)需求表

HTQPR0702-010

年度培訓(xùn)計劃

HTQPR0702-011

提升式變更培訓(xùn)記錄

HTQPR0702-012

專業(yè)人員臺賬

HTQPR0702-013

員工技能矩陣信息

HTQPR0702-014

培訓(xùn)工作總結(jié)分析報告

HTQPR0702-015

員工辭職申請表

HTQPR0702-016

員工離職應(yīng)辦手續(xù)清單

HTQPR0702-017

終止(解除)勞動合同通知書

HTQPR0702-018

3

設(shè)備管理程序

HTQP0703

設(shè)備需求計劃

HTQPR0703-001

固定資產(chǎn)購置申請

HTQPR0703-002

設(shè)備調(diào)研報告

HTQPR0703-003

集團公司固定資產(chǎn)投資計劃表

HTQPR0703-004

技術(shù)協(xié)議

HTQPR0703-005

設(shè)備驗收單

HTQPR0703-006

專用器具驗證報告

HTQPR0703-007

設(shè)備履歷卡

HTQPR0703-008

工裝履歷卡

HTQPR0703-009

設(shè)備移交清單

HTQPR0703-010

設(shè)備管理臺賬

HTQPR0703-011

設(shè)備日常保養(yǎng)和點檢記錄表

HTQPR0703-012

設(shè)備效率統(tǒng)計表

HTQPR0703-013

固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)固流程

HTQPR0703-014

設(shè)備年度維護計劃

HTQPR0703-015

設(shè)備/專用器具故障維修申請及維護記錄

HTQPR0703-016

設(shè)備備件庫存量表

HTQPR0703-017

固定資產(chǎn)調(diào)撥單

HTQPR0703-018

固定資產(chǎn)處置(減少)單

HTQPR0703-019

設(shè)備封存(啟封)申請單

HTQPR0703-020

4

監(jiān)視和測量資源管理程序

HTQP0704

監(jiān)視和測量資源管理臺賬

HTQPR0704-001

量具領(lǐng)用臺帳

HTQPR0704-002

量具送檢表

HTQPR0704-003

量具檢具報廢單

HTQPR0704-004

5

合同評審管理程序

HTQP0801

溝通記錄表

HTQPR0801-001

采購合同

HTQPR0801-002

大宗物質(zhì)采購合同

HTQPR0801-002-01

零星物資采購合同

HTQPR0801-002-02

設(shè)備采購合同

HTQPR0801-002-03

合同評審表

HTQPR0801-003

銷售合同

HTQPR0801-004

合同/訂單一覽表

HTQPR0801-005

6

項目管理程序

HTQP0802

《市場調(diào)研報告》

HTQPR-0802-01-001

《新產(chǎn)品開發(fā)可行性報告》

HTQPR-0802-01-002

《報價表》

HTQPR-0802-01-003

《顧客要求識別評審表》

HTQPR-0802-01-004

《合同評審表》

HTQPR0801-003

《項目小組成員任命及職責(zé)與分工表》

HTQPR-0802-01-005

《項目開發(fā)方案》

HTQPR-0802-01-006

《設(shè)計目標(biāo)、可靠性目標(biāo)及質(zhì)量目標(biāo)》

HTQPR-0802-01-007

《APQP計劃總表》

HTQPR-0802-01-008

《新產(chǎn)品開發(fā)項目意向書》

HTQPR-0802-01-009

《產(chǎn)品設(shè)計任務(wù)書》

HTQPR-0802-01-010

《(初始)特殊特性清單》

HTQPR-0802-01-011

《初始過程流程圖》

HTQPR-0802-01-012

《初始供方清單》含工裝

HTQPR-0802-01-013

《初始零部件消耗定額》

HTQPR-0802-01-014

《產(chǎn)品質(zhì)量保證方案》

HTQPR-0802-01-015

《問題清單》

HTQPR-0802-01-016

《一階段評審報告》

HTQPR-0802-01-017

《產(chǎn)品設(shè)計計算報告》

HTQPR-0802-02-001

《產(chǎn)品三維模型》

HTQPR-0802-02-002

《三維數(shù)模評審》

HTQPR-0802-02-003

《DFMEA》或《PFMEA》

HTQPR-0802-02-004

《設(shè)計驗證計劃》

HTQPR-0802-02-005

《樣件制作計劃》

HTQPR-0802-02-006

《設(shè)備設(shè)施、工裝、刀具計劃》

HTQPR-0802-02-007

《檢驗試驗設(shè)備和量具計劃》

HTQPR-0802-01-008

《產(chǎn)品試驗大綱》

HTQPR-0802-02-009

《樣件尺寸檢測報告》

HTQPR-0802-02-010

《樣件材質(zhì)、性能檢測報告》

HTQPR-0802-02-011

《控制計劃》樣件

HTQPR-0802-02-012

《控制計劃檢查表》

HTQPR-0802-02-013

《設(shè)計驗證記錄》

HTQPR-0802-02-014

《設(shè)計信息檢查表》

HTQPR-0802-02-015

《工藝平面布置圖》

HTQPR-0802-03-001

《初始過程能力研究計劃》

HTQPR-0802-03-002

《測量系統(tǒng)分析計劃》

HTQPR-0802-03-003

《包裝規(guī)范》

HTQPR-0802-03-004

《工藝規(guī)程》

HTQPR-0802-03-005

《外協(xié)件檢測作業(yè)指導(dǎo)書》

HTQPR-0802-03-006

《過程檢驗作業(yè)指導(dǎo)書》

HTQPR-0802-03-007

《工裝刀具檢測作業(yè)指導(dǎo)書》

HTQPR-0802-03-008

《產(chǎn)品/過程質(zhì)量檢查表》

HTQPR-0802-03-009

《生產(chǎn)節(jié)拍與產(chǎn)能測算表》

HTQPR-0802-04-001

《試生產(chǎn)的可靠性檢測報告》

HTQPR-0802-04-002

《試生產(chǎn)的有害物質(zhì)檢測報告》

HTQPR-0802-04-003

《MSA測量系統(tǒng)分析報告》

HTQPR-0802-04-004

《初始能力評價《Ppk分析報告》

HTQPR-0802-04-005

《包裝評價驗證表》

HTQPR-0802-04-006

《試生產(chǎn)產(chǎn)品驗證報告》

HTQPR-0802-04-007

《PPAP(全套資料)封面》

HTQPR-0802-04-008

《產(chǎn)品質(zhì)量策劃認定書》

HTQPR-0802-04-009

《產(chǎn)品和過程放行檢查表》

HTQPR-0802-04-010

《控制圖》、CPK計算

HTQRP-0802-05-001

《績效指標(biāo)》

HTQRP-0802-05-002

7

變更管理程序

HTQP0803

變更申請及通知單

HTQPR0803-001

變更過程遏制表

HTQPR0803-002

技術(shù)文件變更臺賬

HTQPR0803-003

8

PPAP生產(chǎn)件批準管理程序

HTQP0804

材料試驗報告

HTQPR0804-001

性能試驗報告

HTQPR0804-002

《零件提交保證書(PSW)》

HTQPR0804-003

《顧客批準記錄表》

HTQPR0804-004

9

生產(chǎn)過程管理程序

HTQP0806

作業(yè)準備驗證表

HTQPR0806-001

設(shè)備、工、量、刃、輔清單表

HTQPR0806-002

換刀記錄表

HTQPR0806-003

工、料廢統(tǒng)計表

HTQPR0806-004

生產(chǎn)合格率

HTQPR0806-005

生產(chǎn)進度表

HTQPR0806-006

終檢記錄臺賬

HTQPR0806-007

10

產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性控制程序

HTQP0807

標(biāo)識卡

HTQPR0807-001

生產(chǎn)流動卡

HTQPR0807-002

11

交付控制程序

HTQP0808

銷售需求計劃表

HTQPR0808-001

生產(chǎn)計劃表

HTQPR0808-002

采購計劃

HTQPR0808-003

周/3日計劃

HTQPR0808-004

調(diào)整計劃表

HTQPR0808-005

物資領(lǐng)用單

HTQPR0808-006

產(chǎn)品入庫單

HTQPR0808-007

產(chǎn)品入庫臺賬

HTQPR0808-008

產(chǎn)品發(fā)貨單

HTQPR0808-009

產(chǎn)品發(fā)運報表

HTQPR0808-010

庫存臺賬

HTQPR0808-011

產(chǎn)品出庫臺賬

HTQPR0808-012

12

不合格品控制程序

HTQP0901

返工(修)通知單

HTQPR0901-001

不合格品審理單

HTQPR0901-002

三包產(chǎn)品處理單

HTQPR0901-003

13

管理評審程程序

HTQP0902

管理評審計劃

HTQPR0902-001

質(zhì)量管理體系運行報告

HTQPR0902-002

管理評審報告

HTQPR0902-003

會議簽到表

HTQPR0902-004

管理評審改進計劃

HTQPR0902-005

14

內(nèi)部體系審核管理程序

HTQP0903

《年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》

HTQPR0903-001

《內(nèi)部審核實施計劃》

HTQPR0903-002

《內(nèi)部審核檢查表》

HTQPR0903-003

《不合格項報告》

HTQPR0903-004

《內(nèi)審報告》

HTQPR0903-005

《內(nèi)審員能力評價表》

HTQPR0903-006

15

糾正預(yù)防措施控制程序

HTQP1001

糾正預(yù)防措施表

HTQPR1001-001

供應(yīng)商不合格質(zhì)量信息反饋表

HTQPR1001-002

內(nèi)/外審不符合項

HTQPR1001-003

內(nèi)/外質(zhì)量信息跟蹤臺賬

HTQPR1001-004

8D報告

HTQPR1001-005

經(jīng)驗教訓(xùn)數(shù)據(jù)庫

HTQPR1001-006

糾正預(yù)防措施臺賬

HTQPR1001-007

16

供應(yīng)商管理程序

HTQPR0805

供應(yīng)商開發(fā)申請表

HTQPR0805-001

供應(yīng)商基本情況調(diào)查表

HTQPR0805-002

供應(yīng)商現(xiàn)場審核檢查表

HTQPR0805-003

技術(shù)協(xié)議

HTQPR0805-004

質(zhì)量保證協(xié)議

HTQPR0805-005

供應(yīng)商月度業(yè)績評價表

HTQPR0805-006

年度評價表

HTQPR0805-007

合格供應(yīng)商目錄

HTQPR0805-008

代用申請

HTQPR0805-009

供應(yīng)商資格取消申請

HTQPR0805-010

供應(yīng)商質(zhì)量提升計劃

HTQPR0805-011

質(zhì)量提升計劃跟蹤表

HTQPR0805-012

17

產(chǎn)品監(jiān)視測量控制程序

HTQPR0810

報驗單

HTQPR0813-001

進料檢驗臺賬

HTQPR0813-002

首件檢驗記錄

HTQPR0813-003

巡檢記錄表

HTQPR0813-004

合格證/出廠檢驗報告

HTQPR0813-005

庫存抽查記錄表

HTQPR0813-006

18

產(chǎn)品過程審核程序

HTQPR0904

《產(chǎn)品及過程年度審核計劃》

HTQPR0904-001

《產(chǎn)品審核檢查表及報告》

HTQPR0904-002

《過程審核檢查表》

HTQPR0904-003

《制造過程審報告》

HTQPR0904-004

19

顧客服務(wù)管理程序

HTQP0809

售后質(zhì)量投訴信息登記臺帳

HTQPR0809-001

顧客滿意度調(diào)查表

HTQPR0809-002

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