成都ISO 成都ISO9000認(rèn)證 文件在ISO9000質(zhì)量管理體系中的作用是什么？

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一份文件至少應(yīng)該發(fā)揮如下一種作用。應(yīng)該針對文件的主要作用確定文件的使用者，他們是文件編寫者的顧客。應(yīng)該理解文件使用者的需求是什么，努力滿足他們的需求，使他們滿意。

1、傳遞顧客需求和期望。用文件把顧客需求和期望轉(zhuǎn)化為規(guī)定要求，再把規(guī)定要求傳遞到各有關(guān)崗位，當(dāng)每個崗位實現(xiàn)了這些要求，達到使顧客滿意的目的。

2、作為培訓(xùn)的材料。知識是過去成功經(jīng)驗的總結(jié)。時代在發(fā)展，情況在變化，任何組織都必須根據(jù)當(dāng)時當(dāng)?shù)厍闆r正確運用知識解決當(dāng)前各種問題。文件用來積累知識，指導(dǎo)員工，從人員的知識和技能方面來確保過程固有特性滿足產(chǎn)品、服務(wù)提出的要求。再通過產(chǎn)品和服務(wù)來滿足顧客要求。

3、 溝通信息——信息時代，信息可以提高組織的能力。為此，必需及時獲取各種有關(guān)的數(shù)據(jù)，通過分析，取得信息，利用文件及時與各個有關(guān)部門溝通。

4、滿足重復(fù)性和可追溯性要求。按照文件規(guī)定操作，可確保操作的重復(fù)性和結(jié)果的一致性。如記錄中有操作時所遵守文件的版本號，可以滿足可追溯性要求。

5、提供證據(jù)——當(dāng)組織接受第二方或第三方審核時，可以利用文件作為如下證據(jù)：作為做過策劃的證據(jù)。因為文件是策劃后編寫的。

ISO9000：2008標(biāo)準(zhǔn)把記錄也作為文件，因為它也是一種信息和支持的介質(zhì)。記錄一般用作為以下兩方面的證據(jù)：如文件規(guī)定符合標(biāo)準(zhǔn)要求，體系實際運行符合文件規(guī)定。也就證明體系符合標(biāo)準(zhǔn)要求。體系運行的結(jié)果，也就是產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)定要求了。

6、作為持續(xù)改進的基礎(chǔ)。顧客的需求是在不斷變化的，所以，我們的產(chǎn)品質(zhì)量和體系有效性必須持續(xù)改進。可以利用文件作為改進的基礎(chǔ)，判斷是否得到改進，改進多少。如此不斷改進，沒有止境的。

7、積累和分享知識——在知識經(jīng)濟時代，知識是最重要的資產(chǎn)。文件用來記錄成功的經(jīng)驗，以及根據(jù)經(jīng)驗上升的理論。譬如，設(shè)計手冊、工藝手冊。這是學(xué)習(xí)型組織提高組織能力的有效方式。

8、廣告作用——廣告也是文件，有些文件不是廣告，但是，能夠起到廣告作用，哪怕是普通來往公文，也能起到廣告作用，至少能體現(xiàn)您們公司的形象。譬如，當(dāng)你收到某公司來文，內(nèi)容顛三倒四，數(shù)據(jù)錯誤百出，你能相信他們的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量會是一流的嗎！因此，我們要重視ISO9000質(zhì)量管理體系文件的編寫質(zhì)量。

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